Günümüz iş dünyasında toplantılar, bilgi paylaşımı, karar alma ve ekip koordinasyonu için vazgeçilmezdir. Ancak, toplantıların verimli geçmemesi ve alınan kararların unutulması sıkça karşılaşılan bir sorundur. İşte bu noktada, etkili not alma devreye girer.
Not alma işyerlerinde yeterince değer görmeyen bir beceridir. İyi bir not alan var ise bu beceri yeterince değer görmez fakat, iyi not alınmıyor ise, bunun eksikliğini mutlaka hissedersiniz.
İyi notlar, toplantılardan elde edilen bilgilerin doğru bir şekilde kaydedilmesini, takip edilmesini ve uygulanmasını sağlar.
Özellikle uzaktan çalışıldığında, paylaşılan bilgileri ve yapılan tartışmaları yakalamak her zamankinden daha önemlidir. İyi notlar olmadan toplantılar anlamsız olabilir ve ekipler toplantıdan sonra ne yapacaklarını merak edebilir hatta işin kötüsü kendi sorumluluklarını yeterince anlaşılır olmadığı için görmezden gelebilirler.
Toplantıda konuşulan her şeyi tek tek yazmaya çalışabilirsiniz; ancak söylenen her şeyi yazılı kanıta geçirmeye gerçekten ihtiyacınız var mı?
Sadece en faydalı bilgileri not etmek, etkili ekip toplantılarının anahtarıdır. Not alma çabalarınızı daha pratik, faydalı ve daha sonra gözden geçirilmesi daha kolay hale getirir.
Bu rehberde, iş yaşamında gerçekleştirilen toplantılarla ilgili olarak; toplantı öncesinde, sırasında ve sonrasında not alma sürecinizi nasıl optimize edeceğinizi adım adım inceleyeceğiz.
Toplantı Öncesi Hazırlık
İyi bir not alma stratejisi, toplantı başlamadan önce başlar. İşte dikkat etmeniz gerekenler:
Gündemi İnceleyin ve Hazırlanın:
- Her toplantının, tartışılacak konuları içeren bir gündemi olmalıdır. Gündemi önceden inceleyerek, toplantıda nelerin konuşulacağını ve hangi konulara odaklanmanız gerektiğini belirleyin. Bu, notlarınız için bir başlangıç noktası sağlar ve toplantıya daha hazırlıklı katılmanıza yardımcı olur.
- Önceki toplantıdan kalan takip edilecek eylemleri de gözden geçirin. Bu, mevcut toplantıda hangi konuların ele alınacağını anlamanıza yardımcı olur.
Doğru Ortamı Seçin:
- Notlarınızı nasıl alacağınızı önceden planlayın. Araştırmalar, kağıt kalemle not almanın bilgiyi daha iyi işlemenize yardımcı olduğunu gösteriyor. Ancak, dijital notlar paylaşım ve düzenleme açısından daha pratiktir, yazma hızı olarakta kağıt kaleme göre çok daha iyidir.
- Eğer toplantınız çevrimiçi ise (örneğin, Zoom, Microsoft Teams), not alma araçlarını (OneNote, Evernote, Google Docs) kullanmayı düşünebilirsiniz. Bu araçlar, notlarınızı kolayca düzenlemenizi ve paylaşmanızı sağlar.
Not Alıcıyı Belirleyin (Sekreter Seçimi):
- Toplantıyı yöneten kişi not almamalıdır. Not almak ve aynı zamanda toplantıyı yönetmek zordur. Toplantı öncesinde veya başında not tutmakla sorumlu bir kişiyi belirleyin. Bu kişi, toplantının önemli noktalarını kaydetmekten sorumlu olacaktır.
Beklentileri Açıklayın:
- Paylaşılan bir not alma belgeniz varsa, katılımcıların bu belgeyle nasıl etkileşim kurması gerektiğini açıklayın. Toplantı sırasında not ekleyebilirler mi? Düzeltmeler veya eklemeler için izin almaları gerekiyor mu?
- Ayrıca, gizli bilgiler gibi notlarda yer almayacak veya yayınlanacak versiyondan hariç tutulacak konuları da belirleyin.
Toplantı Sırasında Etkili Not Alma Teknikleri
Toplantı başladığında, not alma sürecinizi en verimli şekilde yönetmek için aşağıdaki adımları izleyin:
Temel Bilgileri Kaydedin:
- Toplantının adını, tarihini ve yerini not alın. Bu, notlarınızı daha sonra doğru bağlama yerleştirmenize yardımcı olur.
- Katılımcıların listesini oluşturun. Kimin hangi kararları aldığını veya önerilerde bulunduğunu takip etmek için bu önemlidir.
Önemli Noktaları Vurgulayın:
- Öneriler: Birisi bir öneride bulunduğunda, önerinin ne olduğunu ve kimin tarafından yapıldığını not alın.
- Kararlar: Grup ne üzerinde anlaştı? Oylama yapılmışsa, sonucu kaydedin.
- Eylemler: Kimin, ne zaman ve hangi konuda sorumlu olduğunu kaydedin. Bu, toplantıda alınan kararların uygulanmasını sağlar.
- Yardım Talepleri: Birisi sizden veya ekipten yardım isterse, bunu not alın. Bu, kaynakların doğru şekilde tahsis edilmesine yardımcı olur.
Not Alma Yöntemleri:
- Liste Yöntemi: Her konu için bir liste oluşturun ve önemli noktaları, notları alt bölümlere ayırın. Kimin ne söylediğini mutlaka belirtin.
- Kısaltmalar ve Semboller Kullanın: Hızlı not almak için kısaltmalar ve semboller kullanın. Örneğin, “örn.” (örneğin), ”+” (artı), ”-” (eksi) gibi.
- Özetleme: Konuşulanları anında özetlemeye çalışın. Genellikle her üç cümleyi bir cümleye sıkıştırmaya çalışın. Bu, not alma ve toplantıyı yönetme işini aynı anda yapmanın zor olmasının nedenlerinden biridir.
Toplantı Sonrası İşlemler
Toplantı sona erdiğinde, not alma süreciniz henüz bitmiş sayılmaz. İşte yapmanız gerekenler:
Notları Gözden Geçirin ve Düzenleyin:
- Toplantıdan hemen sonra notlarınızı gözden geçirin. Eksik veya belirsiz noktaları tamamlayın.
- Notlarınızı, toplantı tutanaklarına dönüştürün. Bu, notlarınızı daha yapılandırılmış ve anlaşılır hale getirir.
Tutanakları Yayınlayın:
- Tutanaklarınızı ekibinizle veya topluluğunuzla paylaşın. Bu, herkesin toplantıda alınan kararlardan haberdar olmasını sağlar.
- Eğer açık kaynaklı bir projedeyseniz, Nextcloud, OneDrive veya Google Drive gibi araçlar ile tutanakları yayınlamanıza yardımcı olabilir.
Görevleri ve Hataları Güncelleyin:
- Toplantıda görevler, hatalar veya takip edilen diğer öğelerle ilgili tartışmalar yer aldıysa, toplantının sonuçlarıyla ilgili bir yorum ekleyin.
- Gerekirse görevleri kapatın, yeniden atayın veya diğer ayarlamaları yapın.
Yeni Görevler Oluşturun:
- Toplantıda yeni görevler oluşturulduysa, ilgili propje yönetim aracınızda (OpenProject, Trello, ToDoist, Clickup vb…) görev açın. Bu, işlerin atıl kalmamasını sağlar.
Etkili not alma, toplantılarınızın verimliliğini artırmanın ve alınan kararların uygulanmasını sağlamanın anahtarıdır. Bu rehberdeki adımları izleyerek, toplantılarınızdan en iyi şekilde yararlanabilir ve iş süreçlerinizi daha verimli hale getirebilirsiniz. Unutmayın, pratik yaparak not alma becerilerinizi geliştirebilirsiniz.