“İş, tamamlanması için mevcut olan zamanı dolduracak şekilde genişler.”
— C. Northcote Parkinson, 1955
Bunu okurken muhtemelen şu an ertelediğiniz bir şey var…
Bu yazımızda, Parkinson ve Hofstadter yasaları neden her işin tam son dakikaya kaldığını ve projelerin neden hep beklenenden uzun sürdüğünü açıklıyor. “Neden projeler gecikiyor” ve “Proje tahmini nasıl yapılır” sorularına yanıt arayacağız bununla birlikte ” İş hayatında zaman tuzakları” nelerdir, “Üretkenlik psikolojisi” ve “Tahmin yanılgısı” konularını ele alacağız. Aynı zaman ucundan da olsa Ekip Yönetimi ve Liderlik özelliklerimize katkılar elde edeceğiz.
Belki bu sabah kendinize “bugün mutlaka bitireceğim” dediğiniz bir rapor. Ya da haftalar önce başlamayı planladığınız ama bir türlü tamamlayamadığınız bir proje. Garip olan şu: o işi yapmak için vaktiniz vardı, belki fazlasıyla vaktiniz vardı. Ama iş, nasıl olduysa, tam da son dakikada sıkışıp kaldı değil mi?
Bunu ben de hem okul yıllarımda hem de çalışma hayatımda bolca deneyimledim. Ödev var ise genellikle son güne kalırdı, sınava 2 hafta varken değil de son 1-2 gün kala çalışmaya başlardım, işte teslim etmem gereken bir konu genellikle son ana kadar uzardı.
Zaman zaman bu durumu engelledim, örneğin üniversitede çok planlı çalışarak (sınavlara 30 gün kala) alttan ders bırakmadan 4 yılda bitirebildim.
İş hayatında da eğer işi 10dk içerisinde bitirebilir isem hemen yapıyorum, bitiremez isem önce günlük yapılacaklara, o gün vaktim yok ise haftalık yapılacaklara alıyorum. Bu planlama gereksiz ertelemelerin önüne geçmem için yeterli oluyor.
Tüm bu ertelemeler aslında bir tesadüf değil. İki güçlü yasa sizi yönetiyor olabilir.
Parkinson Yasası: İş Zamanı Yutar
1955 yılında İngiliz tarihçi Cyril Northcote Parkinson, The Economist dergisinde alışılmışın dışında bir makale yayımladı. Makalenin özü şu tek cümleye sığıyordu:
“İş, tamamlanması için mevcut olan zamanı dolduracak şekilde genişler.”
Parkinson bu fikrini somutlaştırmak için yaşlı bir kadının hikâyesi üzerinden anlattı.
Kadının tek yapması gereken bir kartpostal göndermekti; iş basitti, bir kartpostal göndermek ne kadar sürebilir ki? (Basit bir eposta veya DM’den orta uzunlukta bir mesaj olarak düşünebilirsiniz) en fazla birkaç dakika sürerdi. Ama elinde harcayabileceği bütün bir gün vardı. O yüzden önce doğru kartı bulmak için zaman harcadı, sonra gözlüğünü aradı, sonra adresi doğrulamak için eski mektuplara baktı, sonra cümleleri defalarca yeniden yazdı, sonra dışarı çıkarken şemsiye alıp almamayı tartışmaya başladı… Sabah başladığı iş akşama uzandı.
Parkinson bunu bürokratik bir gözlemden yola çıkarak yazıyordu; İngiliz sömürge ofisleri, koloniler azalırken neden büyümeye devam ediyordu? Ancak bu ilke çok daha evrensel bir gerçeği anlatıyordu: Zaman verdikçe iş onu doldurur.
Bunu kendi hayatınızda da görmüşsünüzdür. Bir sınava çalışmak için iki haftanız varsa, iki haftanın sonunda çalışmaya başlarsınız. Bir e-postayı yazmak için bir saatiniz varsa, bir saat sonra gönderirsiniz. Ama aynı e-postayı on dakikada da yazabilirdiniz.
Hofstadter Yasası: Her Zaman Beklediğinizden Uzun Sürer
İlk yasa bize şunu söylüyor: çok zaman verirsek, iş onu tüketir. Ama peki ya az zaman verirsek? İşte burada ikinci yasa devreye giriyor.
Bilişsel bilimci Douglas Hofstadter, 1979’da Gödel, Escher, Bach adlı kitabında bir gözlemini paylaştı. Yapay zeka araştırmacıları, bir bilgisayarın satranç dünya şampiyonu olmasının “yaklaşık on yıl” süreceğini söylemişti. On yıl geçti; hâlâ “yaklaşık on yıl uzaktaydı.” Bu durum onlarca yıl böyle devam etti.
Hofstadter bunu şu kendi kendini yiyen cümleyle özetledi:
“Hofstadter Yasasını hesaba katsan bile, her şey beklediğinden daha uzun sürer.”
Bu yasayı özellikle kurnaz yapan şey, özyinelemeli yapısı. Siz tahminlerinizin yanlış olduğunu biliyorsunuz ve bunu telafi etmeye çalışıyorsunuz, ama yine de yanılıyorsunuz. Çünkü insan zihni karmaşık sistemlerin ne kadar girift olabileceğini kavramakta sistematik olarak zorlanır.
Bugün de aynı örüntüyü her yerde görüyoruz: tam otonom araçlar “birkaç yıl içinde” hazır olacak; yapay zeka “yakında” tüm meslekleri değiştirecek; büyük yazılım projeleri “altı ayda” tamamlanacak. Bu tahminler neredeyse her zaman tutmuyor.
Buna da Gözatmak isteyebilirsiniz - Hofstadter Yasası ve Gates Yasası ve Proje Planlama
Neden Tahminlerimiz Bu Kadar Kötü?
Tahmin yanılgısının arkasında sadece tecrübesizlik, tembellik ya da iyimserlik yok. Bunun altında daha derin yapısal sebepler var.
Asimetri: İşler en iyi ihtimalle çok az kazandırır, en kötü ihtimalle sınırsız kaybettirir. Bir proje hiçbir zaman negatif sürede bitemez — ama teorik olarak sonsuza kadar uzayabilir. Bunu bir uçuş benzetmesiyle düşünün: havaalanına bir saat erken gelseniz de aynı uçağa binersiniz, ortada hiçbir kazanç yok. Ama bir saat geç kalırsanız uçağı kaçırırsınız ve en iyi ihtimalle ertesi güne kalırsınız. Kazanç sınırlı, kayıp sınırsız. Projeler de tam böyle davranmıyor mu sizce de?
Medyan ile ortalamayı karıştırmak: “Bu iş genellikle ne kadar sürer?” diye sorduğumuzda aslında medyanı sorguluyoruz. Oysa tahminleri toplarken ihtiyacımız olan ortalama. Fark küçük görünür ama değil: işler beklenenden az sürdüğünde kazanç küçük ve sınırlıdır, beklenenden fazla sürdüğünde ise kayıp büyük ve açık uçludur. Bu asimetri yüzünden medyanları toplamak, gerçek süreyi sistematik olarak küçümser.
Bağımlılık zinciri: Adımlar birbirinden bağımsız değildir. Bir adım gecikince, ona bağlı tüm adımlar neredeyse kaçınılmaz olarak gecikir. Üstelik gecikmeler korelasyonludur: bir projeyi baştan sona zorlaştıran nedenler — yeni teknoloji, deneyimsiz ekip, belirsiz gereksinimler — her adımda aynı anda kendini gösterir. İyi giden bir adım sizi çok az ilerletir; kötü giden bir adım tüm zinciri geri çeker. Bunu her sabah işe giderken de yaşıyorsunuz: tramvay bir dakika gecikirse otobüsü kaçırırsınız, otobüsü kaçırırsanız 30 dakikalık yolculuğunuz bir saate uzar.
Kapsam büyümesi: Başlangıçtaki plan nadiren son plandır. En çok yaşanan durumlardan bir tanesi ve bence projelerde mutlaka yaşanır. Altı sayfalık bir web sitesi müşteri hesapları, API entegrasyonu ve destek sistemiyle büyüyebilir. İki haftalık tahmin altı aya uzar. Bu sadece müşterinin tutarsızlığından değil, işi yapanların da başlangıçta gereksinimlerinin tamamını bilemeyeceği gerçeğinden kaynaklanır. Çalışmaya başladıkça yeni şeyler keşfedilir. Burada iş ekibin tecrübesine bakıyor, benzer projelerde daha önce hangi konular ne kadar süre için planlanmış ve proje bittiğinde kapsam ne kadar büyümüş zaman ne kadar uzamış? Bunu iyi tespit edebilirseniz, mevcut projenin kapsamını ve süresini daha iyi planlayabilirsiniz.
İyimserlik komplosu: Müşteri projeyi almak ister, tedarikçi işi kazanmak ister — ikisi de gerçekçi olmayan bir takvimi, farkında olarak ya da olmayarak, birlikte kabul ederler. Piyasada dürüst teklif veren kaybeder, çünkü rakipler daha kısa süre söyler. Gerçek müzakere gizlice devam eder: sözleşme koşullarında, kapsam değişikliklerinde, ödeme takvimlerinde. Bu yapısal bir baskıdır; bireysel sahtekârlık değil.
İki Yasa Bir Arada: Mükemmel Bir Fırtına
İlk bakışta bu iki yasa çelişkili görünebilir: Parkinson işin zamanı dolduracağını söylüyor, Hofstadter ise her şeyin her zaman gecikeceğini. Ama aslında farklı bağlamlara hitap ediyorlar.
Parkinson Yasası genellikle zamanın bol göründüğü durumlarda devreye girer; motivasyon düşük, aciliyet yok, görev belirsiz, kişide rahatlık söz konusu, bunun nedenlerinden birisi olarak konuyu tamamlamak için olumlu ya da olumsuz motivasyon yok. İş sınırlarını zorlayarak büyür.
Hofstadter Yasası ise sıkışık teslim tarihlerinin olduğu, karmaşık ve bağımlılıklarla dolu projelerde kendini gösterir; tahminler iyimser, beklenmedik engeller ise kaçınılmaz. Projenin herhangi bir aşamasını tamamlarsınız ve ödeme talep edersiniz; ama gözden kaçırdığınız bir konu olabilir, beklenmedik revizyonlar ya da 3. taraf unsuzlardan dolayı değişiklikler gerekebilir.
İkisi birlikte çalıştığında ortaya ilginç bir paradoks çıkar: Ekipler hem gereksiz yere uzayan işler hem de hâlâ teslim edemedikleri projeler arasında sıkışıp kalırlar. Dikkat kaos yükleniyor…
Bazı kurumlar bu paradoksu çözmeye çalışırken garip yollara sapar. Gerçek teslim tarihlerini geliştiricilerden gizlerler; aksi takdirde iş o tarihe kadar genişleyecek (Parkinson) ve yine de gecikmeyecek mi (Hofstadter)? Bazı ekipler ise tahminlere otomatik çarpanlar uygular; 3 günlük iş 4,5 veya 6 güne çıkar. Bu da neyin ne kadar sürdüğüne dair ortak bir anlayışı imkânsız kılar.
Güvensizliğin yarattığı geçici çözümler, zamanla daha derin güvensizlik üretir.
Geç Başlamak = Geç Bitirmek
Çoğu tartışma bitiş tarihine odaklanır. Ama gözden kaçan çok basit bir gerçek var: bir proje son tarihinden bir ay gerideyse, aslında bir ay erken başlanması gerekirdi.
Ekipler bitiş tarihini saatlerce tartışırken başlangıç tarihini neredeyse hiç sorgulamaz. Oysa ikisi tam olarak eşit öneme sahip. Gecikmeler çoğunlukla sondan değil, baştan gelir: paydaşlar aylarca tartışır, sonra geliştiricilere “tahmin altı aydı, ama dört ay geçti, iki ayda bitirmeni bekliyoruz” der.
Yasalarla Çalışmak: Pratik Yaklaşımlar
Bu yasalar değişmez doğa yasaları gibi değil; onlarla çalışmayı öğrenebiliriz.
Zaman kutulama: Yapay bir kıtlık yaratmak, Parkinson Yasasına karşı en etkili silahlardan biri. Bir işe ne kadar zaman ayırdığınızı önceden belirleyip o süreyi aşmamak, hem genişlemeyi önler hem de mükemmeliyetçiliği dizginler. Kusurlu ama bitirilmiş bir iş, sonsuz iyileştirme döngüsüne giren bir işten çoğunlukla daha değerlidir.
“Tamamlandı”nın net tanımı: Bir işin ne zaman biteceğini bilmiyorsanız, bitmez. Teslim kriterlerini önceden listelemek hem Parkinson’ın “hep daha iyisi var” tuzağından hem de kapsam büyümesinden korur. “En az 400 kelime, pratik bir tavsiye içeriyor, dilbilgisi hatası yok” gibi somut kriterler, sonsuz optimizasyonun önünde bir engel oluşturur.
Üç noktalı tahmin: Tek bir sayı yerine üç senaryo sormak daha sağlıklı bir başlangıç noktası sunar: iyimser, en olası ve kötümser.
Formül basit: (iyimser + 4 × en olası + kötümser) / 6. Ama asıl değeri bu hesaplamanın kendisinde değil, insanı “en kötü ne olabilir?” diye düşünmeye zorlamasında yatar. Çoğu zaman ilk tahmin neredeyse her zaman iyimser senaryoyla örtüşüyor; bu soruyu sormak tek başına tahmini gerçekçileştirir.
Büyük işleri küçük parçalara bölmek: Bir aylık bir görev on aya uzayabilir. Bir günlük bir görev on güne uzayabilir. Parçalar küçüldükçe hata payı da küçülür ve düzeltme yapma fırsatı artar. Ayrıca bir alt görev beklenenden erken bitince insanlar “hak ettikleri” molayı alır ve ileriden kazanılan zaman harcanır — küçük parçalar bu etkiyi de sınırlar.
Cargill Kuralı (veya Doksan-doksan kuralı): Yazılım geliştirme projelerinde işin ilk %90’ının zamanın ilk %90’ını, kalan %10’unun ise diğer %90’ını aldığını belirten ironik bir çaba tahmin kuralıdır. Toplamda %180’e denk gelen bu durum, projelerin karmaşıklığı nedeniyle tahmin edilenden çok daha uzun sürdüğünü ve %100 tamamlanmanın zorluğunu ifade eder.
Bir projeyi mümkün olan en küçük adımlara, en fazla sayıda adıma, her adımı olabildiğince küçük olacak şekilde bölün, her adım için tahmini süreyi hesaplayın, her adım için sürenin %10’unu ekleyin, tüm süreleri toplayın ve toplama %10 daha ekleyin. Burada dikkat edilecek en önemli nokta, bir alt görev patlarsa, sonraki görevler de çökmeye başlar.
Bağımlılıkları görünür kılmak: Hangi adım hangisine bağlı? Zincirde en kırılgan halka neresi? Bu soruları sormak, gecikmenin domino etkisiyle yayılmasını önceden görmek anlamına gelir. Bağımlılıklar arasına tampon koymak, tüm projeyi tek bir noktanın gecikmesinden korur.
Sosyal baskıdan yararlanmak: Kamuoyuna verilen söz, özel niyet beyanından çok daha güçlüdür. Bir arkadaşa, bir ekibe ya da bir okuyucuya taahhütte bulunmak, hem ertelemeyi hem de tahmin yanılgılarını azaltır. Çünkü artık sadece kendinize hesap vermiyorsunuzdur.
Erken Bitirmenin Ödülü Yok mu?
Sistemin tuhaf bir paradoksu daha var. Bir proje beklenenden hızlı tamamlandığında, bunun yorumu çoğunlukla şu olur: “Demek ki o kadar büyük bir iş değilmiş.” Sonuç: bir sonraki dönem için kaynak azaltılır, ekip küçültülür ya da süre kısaltılır.
Gecikmenin cezası var; erken bitirmenin ödülü yok. Sistemin kendisi, farkında olmadan, gecikmeyi teşvik ediyor.
Bu yüzden iyimser tahminler bazen paradoks bir şekilde motivasyon aracı olarak işe yarıyor: daha hızlı bitirme isteği, verimlilik baskısı, kendinizi aşma itkisi. Ama bu motivasyon kırılgan; gerçekçi olmayan hedefler tutulmadığında moral çöküşüne dönüşüyor.
Yasaların İyi Tarafı
Bu yasalar kötümser bir tablo çizmek için ortaya konmadı. Parkinson’ın gözlemi başlangıçta bir hicivdi; Hofstadter’inki ise mütebessim bir öz-farkındalıktı.
Parkinson Yasasının size sunduğu bir armağan var: alan. Ek zaman, fikirlerin olgunlaşmasına, beklenmedik bağlantıların kurulmasına ve kalitede ince ayar yapılmasına olanak tanır. Her erteleme salt tembelllik değildir; bazen zihin arka planda çalışmaya devam ediyor olabilir.
Hofstadter Yasası ise sizi aşırı taahhütlerden korur. Bir şeyin ne kadar süreceğini her zaman bilemezsiniz. Bu yasayı içselleştirmek, “neden bu kadar sürdü?” sorusundan “bu kadar sürmesini beklemek gerekirdi” anlayışına geçmenizi sağlar. Bu hem bireysel sağlık hem de ekip kültürü için büyük bir farktır.
Sonunda: Güven Meselesi
Her iki yasanın da altında yatan daha derin bir şey var: güven eksikliği.
Erken başlamaya kendimize güvenmiyoruz, bu yüzden erteliyoruz. Ekibimizin zamanı iyi yöneteceğine güvenmiyoruz, bu yüzden gerçek tarihleri saklıyoruz. Tahminlerimizin yanlış olabileceğini kabul etmeye güvenmiyoruz, bu yüzden çarpanlar ekliyoruz.
Taktikler işe yarar; zaman kutulama, net kriterler, şeffaflık hepsi gerçek araçlar. Ama belki de en önemli iş, güveni yeniden inşa etmek: hem kendi kapasitemize hem de birlikte çalıştığımız insanlara olan güveni.
Motivasyonunuz yüksekken hiçbir araca ihtiyacınız olmaz; iş zaten akar. Disiplin en çok motivasyonun azaldığı anlarda devreye girer. Ve motivasyon, kaçınılmaz olarak, zaman zaman düşer.
O anlarda elimizde iki şey kalır: öğrendiğimiz alışkanlıklar ve birbirimize duyduğumuz güven.
Bu yazıda geçen konuları düşündüğünüzde, kendi işinizde ya da ekibinizde nerede fark ettiniz?
Yorum olarak fikirlerini paylaşabilirsin veya bana iletişim kanalları ile ulaşırsan, katkını isminiz ile birlikte yazıya ekleyebilirim.
Bu yazıyı paylaşarak daha fazla kişiye ulaşmasını sağlayabilirsiniz.